5 vanliga misstag vid offentliga upphandlingar
De flesta företag gör samma misstag när de lämnar anbud. Här är de fem vanligaste fallgroparna och hur du undviker dem för att öka dina chanser att vinna.
1. Bristfällig förståelse av förfrågningsunderlaget
Många anbudsgivare läser förfrågningsunderlaget för hastigt och missar viktiga krav. Enligt statistik från Upphandlingsmyndigheten diskvalificeras cirka 30% av alla anbud på grund av formella fel som kunde undvikits med noggrannare genomläsning.
Lösning: Avsätt tillräckligt med tid för att läsa hela underlaget minst två gånger. Markera alla ska-krav och skapa en checklista. Kontakta upphandlaren om något är oklart - det är bättre att ställa frågor än att gissa.
2. Felaktig prissättning
Att sätta rätt pris är en balansgång. För högt pris gör att ni inte vinner, för lågt pris kan leda till förlustaffärer eller att upphandlaren ifrågasätter er förmåga att leverera.
Lösning: Gör en grundlig kostnadskalkyl och inkludera alla kostnader - även dolda sådana som administration och riskmarginaler. Analysera tidigare liknande upphandlingar för att förstå prisnivån. Överväg värdebaserad prissättning där ni tydligt visar mervärdet av er lösning.
3. Otydlig referenshantering
Referenser är ofta avgörande för att visa er kompetens och erfarenhet. Många företag misslyckas med att presentera relevanta referenser eller glömmer att säkerställa att referenspersonerna är tillgängliga.
Lösning: Välj referenser som är relevanta för den specifika upphandlingen. Kontakta alltid referenspersonerna i förväg och säkerställ att de är villiga att ge positiva omdömen. Beskriv tydligt vad ni levererat och vilket resultat det gav.
4. Missad deadline
Det spelar ingen roll hur bra ert anbud är om det kommer in för sent. Upphandlande myndigheter har enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) ingen möjlighet att acceptera sena anbud.
Lösning: Planera för att lämna in anbudet minst en dag före deadline. Ha en backup-plan för tekniska problem. Om ni använder e-upphandlingssystem, testa inloggning och uppladdning i god tid. Sätt påminnelser och ha en tydlig intern deadline.
5. Bristande kvalitetssäkring
Slarvfel, stavfel och inkonsekventa uppgifter ger ett oprofessionellt intryck och kan leda till diskvalificering. Många anbud innehåller motstridiga uppgifter eller saknar begärda dokument.
Lösning: Låt alltid minst en person som inte varit involverad i skrivandet granska anbudet. Använd checklistor för att säkerställa att alla dokument är inkluderade. Kontrollera att alla siffror stämmer och att ni svarat på alla frågor.
Sammanfattning
Genom att undvika dessa fem vanliga misstag ökar ni era chanser att vinna upphandlingar avsevärt. Kom ihåg att framgångsrika anbud kräver tid, noggrannhet och erfarenhet. Om ni känner er osäkra är det ofta värt att investera i professionell hjälp för att maximera era chanser.