Checklista: Förbered ditt första anbud
Ska ni lämna ert första anbud i en offentlig upphandling? Här är den kompletta checklistan som säkerställer att ni är väl förberedda och maximerar era chanser att vinna.
Viktigt att veta
Att lämna sitt första anbud kan kännas överväldigande, men med rätt förberedelser blir processen hanterbar. Denna checklista guidar er genom alla steg från start till mål.
Fas 1: Förberedelser (2-4 veckor före deadline)
Registrera företaget
Säkerställ att företaget är registrerat hos Bolagsverket och Skatteverket. Kontrollera att F-skattsedel är aktuell.
Skaffa e-legitimation
Många upphandlingar kräver elektronisk signering. Se till att firmatecknare har BankID eller annan godkänd e-legitimation.
Kontrollera försäkringar
Granska er ansvarsförsäkring. Många upphandlingar kräver minst 10 miljoner kronor i försäkringsbelopp.
Samla ekonomisk dokumentation
Förbered årsredovisningar för de senaste 3 åren, aktuell kreditupplysning och eventuellt bankgaranti.
Fas 2: Analys av upphandlingen (1-2 veckor)
Ladda ner alla dokument
Hämta hem förfrågningsunderlag, bilagor, mallar och alla andra dokument. Skapa en mappstruktur för att hålla ordning.
Läs igenom allt minst två gånger
Första läsningen för överblick, andra för detaljer. Markera alla ska-krav och bör-krav med olika färger.
Identifiera obligatoriska krav
Lista alla ska-krav. Ett enda missat ska-krav leder till diskvalificering. Dubbelkolla att ni kan uppfylla samtliga.
Förstå utvärderingskriterierna
Analysera hur anbudet kommer att utvärderas. Är det lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga? Vilka kvalitetsaspekter värderas?
Fas 3: Anbudsskrivning (1-2 veckor)
Använd upphandlarens mallar
Om mallar tillhandahålls, använd dem. Lägg inte till egna dokument om det inte uttryckligen efterfrågas.
Svara på alla frågor
Besvara varje fråga i förfrågningsunderlaget. Även "ej aktuellt" är bättre än att lämna blankt.
Välj rätt referenser
Välj referenser som är relevanta för upphandlingen. Kontakta referenspersonerna i förväg och säkerställ att de är positiva.
Beräkna priser noggrant
Ta med alla kostnader i kalkylen. Glöm inte dolda kostnader som administration, resor och riskmarginaler.
Fas 4: Kvalitetssäkring (3-5 dagar före deadline)
Låt någon annan granska
En person som inte varit involverad ska läsa igenom hela anbudet. Färska ögon hittar fel och otydligheter.
Kontrollera alla siffror
Dubbelkolla alla priser, procentsatser och beräkningar. Ett slarvfel kan kosta er upphandlingen.
Verifiera alla bilagor
Kontrollera att alla begärda dokument och intyg är bifogade. Använd checklistan från förfrågningsunderlaget.
Testa tekniska system
Om anbudet ska lämnas elektroniskt, testa inloggning och uppladdning i god tid. Kontrollera filformat och storlek.
Fas 5: Inlämning (Sista dagen)
Lämna in i god tid
Sikta på att lämna in minst 2 timmar före deadline. Tekniska problem är inte en godkänd ursäkt för sen inlämning.
Spara kvittens
Ta skärmdump eller spara bekräftelse på att anbudet är inlämnat. Detta är ert bevis om något skulle ifrågasättas.
Arkivera allt
Spara en komplett kopia av anbudet och alla underlag. Ni kan behöva komplettera eller svara på frågor senare.
Tidslinje för ett typiskt anbud
- 4 veckor före deadline: Påbörja förberedelser, samla dokument
- 3 veckor före: Analysera förfrågningsunderlaget grundligt
- 2 veckor före: Börja skriva anbudet, kontakta referenser
- 1 vecka före: Färdigställ anbudet, påbörja granskning
- 3 dagar före: Slutgiltig kvalitetssäkring
- 1 dag före: Sista genomgång, förbered inlämning
- Deadline-dag: Lämna in i god tid!
Vanliga misstag att undvika
- • Vänta inte till sista veckan med att börja
- • Gissa inte - ställ frågor till upphandlaren om något är oklart
- • Lägg inte till information som inte efterfrågas
- • Glöm inte att alla ska-krav måste uppfyllas
- • Underskatta inte tiden det tar att samla alla dokument
- • Lita inte på att tekniken fungerar - testa i förväg
Behöver ni professionell hjälp?
Att lämna sitt första anbud är en lärorik process, men det behöver inte vara överväldigande. Med rätt stöd ökar ni era chanser att lyckas betydligt.
Bidma har hjälpt många företag att vinna sina första upphandlingar. Vi guidar er genom hela processen och säkerställer att inget missas.
Boka kostnadsfri konsultation