Från noll till ramavtal på 6 månader

Utgångsläget

När vi först mötte TechSolutions AB* i juni 2024 hade de en stark position inom privat sektor men saknade helt erfarenhet av offentliga upphandlingar. Med 12 anställda och en omsättning på 18 miljoner kronor levererade de specialiserade IT-lösningar för dokumenthantering.

"Vi visste att offentlig sektor var en stor potentiell marknad för oss, men vi hade ingen aning om var vi skulle börja", berättar VD:n. "Upphandlingsprocessen verkade komplex och tidskrävande, och vi var osäkra på om vi ens kvalificerade oss."

*Företagsnamnet är ändrat av sekretesskäl, men siffrorna och tidslinjerna är verkliga.

Strategin vi utvecklade tillsammans

Fas 1: Analys och förberedelse (Juni-Juli)

Vi började med en grundlig analys av företagets styrkor och marknadsmöjligheter:

• Kartlade deras unika kompetenser och referenser från privat sektor
• Identifierade vilka offentliga organisationer som hade behov av deras lösningar
• Analyserade kommande upphandlingar inom deras område
• Säkerställde att alla formella krav (certifikat, ekonomisk stabilitet etc.) var uppfyllda

Fas 2: Första anbudet (Augusti)

Vi valde strategiskt ut en mindre upphandling från en kommun - ett projekt värt cirka 800 000 kr. Detta gav oss möjlighet att:

• Testa och förfina vår anbudsprocess
• Lära känna upphandlingsprocessen i praktiken
• Bygga första referensen inom offentlig sektor

TechSolutions vann upphandlingen med en kombination av konkurrensmässigt pris och tydligt beskriven leveransförmåga.

Fas 3: Skalning och ramavtal (September-December)

Med en offentlig referens i ryggen kunde vi sikta högre. När Kammarkollegiet annonserade ett ramavtal för dokumenthanteringssystem var vi redo:

• Levererade ett omfattande anbud på över 200 sidor
• Demonstrerade systemet för utvärderingsgruppen
• Lyfte fram både teknisk excellens och leveranssäkerhet
• Prissatte konkurrenskraftigt men hållbart

Nyckelfaktorer för framgången

1. Systematiskt tillvägagångssätt

Istället för att kasta sig över första bästa upphandling byggde vi en strategi. Varje steg var planerat för att bygga på det föregående.

2. Investering i kunskap

TechSolutions investerade tid och resurser i att förstå offentlig sektors behov och upphandlingsprocessen. Detta betalade sig mångfalt.

3. Kvalitet före kvantitet

Istället för att lämna många halvhjärtade anbud fokuserade vi på några få välgenomtänkta. Träffsäkerheten blev över 60%.

4. Professionell support

Genom att anlita experthjälp kunde TechSolutions fokusera på sin kärnverksamhet medan anbudsprocessen hanterades professionellt.

Resultatet

I december 2024 tilldelades TechSolutions en plats på Kammarkollegiets ramavtal för dokumenthanteringssystem. Avtalet uppskattas generera affärer värda 15-20 miljoner kronor över fyra år.

"Det känns overkligt", säger VD:n. "För sex månader sedan visste vi knappt vad LOU stod för. Nu har vi en helt ny marknad öppen för oss."

Företaget har sedan dess anställt två personer dedikerade till offentliga affärer och planerar att offentlig sektor ska stå för 40% av omsättningen inom två år.

Lärdomar för andra företag

• Börja i tid: Förberedelser tar tid, börja gärna 6-12 månader innan ni vill lämna första anbudet
• Välj rätt upphandlingar: Alla upphandlingar passar inte alla företag
• Investera i processen: Halvhjärtade försök ger sällan resultat
• Bygg referenser: Börja med mindre uppdrag och bygg därifrån
• Få hjälp: Expertkunskap kan vara skillnaden mellan vinst och förlust