Förfrågningsunderlagets struktur
Ett förfrågningsunderlag består vanligtvis av flera dokument som tillsammans utgör helheten. De vanligaste delarna är administrativa föreskrifter, kravspecifikation, utvärderingsmodell och avtalsvillkor. Varje del har sitt specifika syfte och det är viktigt att förstå hur de hänger ihop.
Administrativa föreskrifter
Här hittar du praktisk information om upphandlingen: sista anbudsdag, hur anbudet ska lämnas, kontaktuppgifter och formella krav. Läs detta först för att säkerställa att ni uppfyller grundkraven för att delta.
Kravspecifikationen
Detta är hjärtat i upphandlingen. Här beskrivs vad som ska levereras, när och hur. Krav delas ofta upp i obligatoriska krav (ska-krav) och önskvärda krav (bör-krav). Missa ett ska-krav och ert anbud diskvalificeras direkt.
Identifiera och kategorisera krav
När du läser genom kravspecifikationen, skapa en strukturerad lista över alla krav:
Förstå utvärderingsmodellen
Upphandlingar utvärderas oftast enligt principen "ekonomiskt mest fördelaktiga anbud" vilket kan baseras på:
Studera noggrant hur poäng fördelas mellan olika kriterier. Om pris väger 40% och kvalitet 60%, anpassa ert anbud därefter.
Praktiska tips för dokumentanalys
1. Läs aktivt med markeringspennor
Använd olika färger för olika typer av krav. Gul för ska-krav, grön för bör-krav, röd för kritiska datum. Detta ger en snabb visuell överblick.
2. Skapa en kravmatris
Lista alla krav i ett dokument med kolumner för: kravnummer, kravtext, typ av krav, hur ni uppfyller det, och vilket bevis som bifogas. Detta blir er arbetsplan.
3. Ställ frågor under anbudstiden
Om något är otydligt - fråga! Upphandlare är skyldiga att svara på frågor och svaren publiceras för alla. Vänta inte till sista veckan, frågedeadline brukar vara tidigare än anbudsdeadline.
4. Kontrollera definitioner
Upphandlingsdokument innehåller ofta specifika definitioner. Ett ord kan ha en annan betydelse i upphandlingen än i vanligt språkbruk. Missa inte definitionsavsnittet!
Vanliga fallgropar att undvika
• Anta inte - om något är oklart, be om förtydligande
• Läs bilagor - viktig information kan finnas i separata dokument
• Kontrollera versioner - säkerställ att ni arbetar med senaste versionen
• Missa inte ändringar - prenumerera på uppdateringar från upphandlingssystemet
• Glöm inte AFU (Allmänna föreskrifter för upphandling) - dessa gäller även om de inte bifogas